あなたのメール、本当に読まれてますか？令和時代の「届く」メール基礎のキソ

みなさん、せっかく作ったメール届いていますか!?

こんにちは！株式会社プリモポストの日吉です。私は、「メールがきちんと届く」ことの大切さを誰よりも強く感じ、そのノウハウや技術を日本中に広めることに日々全力で取り組んでいます。

今回は、メール到達のエバンジェリストとして「める配くん」ブログに初めてお邪魔いたします。

メール配信システムのメンテナンスや、日々のメール配信を担当されている皆さん

「せっかく作った大切なメール、ちゃんと届いているはずなのに、なぜか反応がイマイチ..」

そう感じることありませんか？もしかしたら、そのメール、相手に届いていないかもしれません。ドキッとしましたか？

日々、お客さまやお取引先にメールを送っている担当者にとって、メールは欠かせないコミュニケーションツールですよね。新規のお客さま獲得から既存のお客さま育成、そして大切なお知らせまで、メールがビジネスの成長を支えている、と言っても過言ではないはずです。

でも、実は令和の今、メールを取り巻く環境は大きく変化していて、これまでと同じやり方だと、あなたのメールが「迷惑メール」として扱われたり、最悪の場合は「受信拒否」されてしまったりするケースが急激に増えているんです。

「え、うちのメール、そんなことになってるの！？」

と気になった方も多いのではないでしょうか。

この変化に気づかず、昔ながらのメール送信を続けていると、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうことも..。せっかく心を込めて書いたメールが、誰にも読まれることなく消えていくなんて、想像しただけでも悲しいですよね。

でも、ご安心ください。

この変化の理由と、今すぐできる「届く」ための対策を知れば、あなたのメールはきっと、大切な相手の受信ボックスにきちんと届くようになりますよ。今日は、その「基礎のキソ」を一緒に見ていきましょう。

メールが届かない根本的な原因は何？なぜあなたのメールは迷惑メールフォルダに？

「うちのメールは怪しくないから大丈夫！」

そう思いたい気持ち、すごくよく分かります。でも、令和のメール環境は、皆さんが思っている以上に複雑になっているんです。

たった１枚の写真を載せるだけで迷惑メールフォルダに入ることがある時代です。近年、残念ながらインターネットを使った悪い人たちの活動が増えています。

例えば、皆さんの会社名や有名企業になりすまして個人情報を盗もうとする「なりすましメール」や、ウイルスを仕込んだファイルを送りつける「詐欺メール」といったサイバー犯罪が後を絶ちません。ニュースで目にする機会も増えましたよね。

これらから私たちを守るため、GoogleやMicrosoft、Appleなどの大手プロバイダーは、メールのセキュリティをぐっと強化しているんです。まるでマンションの入り口に、すごく優秀な警備員さんが立って、怪しい人が絶対に入れないように見張っているようなイメージですね。

おかげで、私たち利用者は安心してメールを使えるようになったのですが、その一方で、実は「ちゃんとしたメール」まで、間違って「怪しいメール」だと判断されてしまうケースも出てきているんです。

これは、プロバイダーが悪意のあるメールを徹底的に排除しようとするがゆえに起こる、ある種の副作用のようなものなんですね。

「誤検知」なんて言われたりもしますが、私たちからすれば、せっかくのメールが届かないのは困りますよね。

「届かない」原因はあなたにもあるかも？

「うちは怪しいメールなんて送ってないのに！」

そう思われるのは当然ですよね。私もそう思います。でも、プロバイダーの警備員さんは、一つ一つのメールを人間のように目視で判断しているわけではありません。たくさんのルールや基準に沿って、自動的に振り分けているんです。

このルールや基準はどんどん厳しくなっていて、あなたのメールが以下のどれかに当てはまっていると、「これは迷惑メールかもしれないぞ」と疑われて、届かなくなってしまう可能性があるんですよ。

あなたの「身分証明書」が確かでない

これは、メールを送った人が本当にその人かどうかを証明する「認証情報」が不十分だったり、間違っていたりする場合です。

例えば、運転免許証を見せようとしたら、写真が古すぎて「本当にあなた？」と疑われるような状態ですね。SPFやDKIM、DMARCといった技術的な設定がこれにあたります。

これらがきちんと設定されていないと、プロバイダーはあなたのメールを「なりすまし」と判断してしまうことがあるんです。

「住所」が信用できない

これは、あなたがメールを送っている「ドメイン」そのものの評価が低い場合です。例えば、過去にその住所から迷惑メールがたくさん送られていたり、不正な活動が確認されていたりすると、そのドメインからのメール全体が警戒されてしまうんです。

新しいドメインを使い始めたばかりの時に、いきなり大量のメールを送ると、この「住所が信用できない」と判断されやすくなります。これは「ドメインレピュテーション」と呼ばれ、非常に重要な要素です。

「過去の行い」が悪い

これは、あなたが送ったメールが、これまでに読者から「迷惑メール報告」をたくさん受けていたり、届かないメールアドレスに何度も送り続けていたりする場合です。

プロバイダーは、こうした過去の履歴をしっかり見ています。もし、あなたのメールが何度も迷惑メールだと報告されてしまうと、「この送信元は、迷惑メールを送る傾向があるな」と判断され、以降のメールも届きにくくなってしまうんです。

一度落ちてしまった評価を元に戻すのは、とても大変なことなんですよ。

「内容」が怪しい

 送信元の情報がきちんと設定されていても、メール本文や件名に「迷惑メールっぽい」言葉が含まれていると、届かなくなることがあります。

• 「無料」
• 「当選」
• 「今すぐクリック！」

といった言葉や、不自然な記号の羅列、過度な絵文字なども、迷惑メールフィルターに引っかかる原因になることがあります。これは、悪意のあるメールがよく使う表現をプロバイダーが学習しているためですね。

「評価」が悪い

これは、あなたがメールを送る際に使っている「IPアドレス」の評価が低い場合です。もしあなたが「共有IPアドレス」を使っている場合、あなた以外の誰かがそのIPアドレスから悪質なメールを送っていたとします。

すると、そのIPアドレス全体の評価が下がってしまい、あなた自身のメールまで届かなくなってしまうことがあるんです。まるで、集合住宅で隣の部屋の住人が問題を起こすと、マンション全体の評価が落ちてしまうようなイメージですね。

このように、現代のメール環境では、「送れば届く」という当たり前が通用しなくなってきています。

だからこそ、あなたのメールがきちんと相手に届くように、プロバイダーの「警備員さん」に信頼してもらえるような対策をしていくことが、何よりも大切なんです。これが、メール到達率をアップさせるための最初の、そして最も重要な一歩になります。

まとめ：メールが届く、その一歩を踏み出しましょう

今日は、なぜあなたのメールが相手に届かないことがあるのか、その根本的な原因と、令和時代のメールセキュリティの状況についてお話ししました。

• メールが届かない根本原因: サイバー犯罪増加による受信ボックスのセキュリティ強化。プロバイダーは、信頼できないメールを徹底的にブロックしようとしている。
• 大事なこと：プロバイダーに「信頼できるメール」だと判断してもらうことが、何よりも重要。

私たちの目標は、ただメールを送るだけでなく、「確実に届き、読まれ、そして行動につながる」メールを配信することです。そのためには、プロバイダーに信頼される送信者になることが不可欠なんですよ。