【これ知らないとヤバい！】あなたの会社は大丈夫？メールの「なりすまし」から会社を守る方法

みなさん、せっかく作ったメール届いていますか!?

こんにちは！プリモポストの日吉です。

あなたのメール送信用ドメインにも「信頼度」評価がついていること、ご存じでしょうか？この評価は、金融機関の信用スコアとよく似ていて、メールの到達率を大きく左右します。

でもこの「信頼度」、知らず知らずのうちに悪くなってしまうことも..。その代表例が「メールのなりすまし」です。

「なりすまし」と聞くと、なんだか遠い話のように感じるかもしれません。「うちは小さい会社だから大丈夫だろう..」なんて思っていませんか？

しかし、もしあなたの会社のメールアドレスが勝手に使われ、詐欺メールや迷惑メールを送られていたら..？

受信した側は、あなたからのメールだと信じてしまいますし、Googleのようなプロバイダーは「このドメインは怪しいメールを送っている！」と判断し、あなたのドメインの評価をぐっと下げてしまうんです。

そうなると、お客さまへの大切なお知らせメールや、取引先への連絡メールまで、すべて「迷惑メール」として扱われたり、届かなくなったりする可能性が出てきます。

「えっ、うちの会社は大丈夫かな..？」

と心配になった方も多いのではないでしょうか。知らないうちに会社の信用が傷つけられ、ビジネスチャンスを逃してしまうなんて、考えただけでも恐ろしいですよね。

ご安心ください。今回は、この「なりすまし」からあなたの会社とメールを守るための、とっても大切な「身分証明書」についてお話しします。ちょっと専門的な話も出てきますが、その必要性と、なぜ「外注してでも対応が必須」なのかを分かりやすく解説しますね。

メール信頼性の証明：なりすまし対策の必須技術

なぜメールの「なりすまし対策」が必要なのか

メールの「なりすまし」とは、あなたの会社のメールアドレスやドメインを、悪意のある第三者が勝手に使ってメールを送る行為のことです。これは、まるであなたの名前を騙って、誰かが勝手に手紙を送るようなもの。受け取った人は、それがニセモノだとは気づきにくいですよね。

この「なりすまし」は、大きく分けて二つの点で、あなたの会社にとって脅威となります。

1. ブランドイメージの毀損と信用失墜：なりすましメールを受け取った人が「この会社は怪しいメールを送るんだ」と誤解し、あなたの会社の信用が失われてしまいます。お客さまや取引先からの信頼を一度失うと、取り戻すのは非常に難しいことですよね。
   
   
2. メール到達率の劇的な低下：Googleなどのプロバイダーは、なりすましによる悪質なメール送信を検知すると、そのドメインからのメールを「危険」と判断します。結果、正規のメールまで迷惑メールフォルダに直行したり、最悪の場合は受信拒否されてしまったりするんです。これでは、どんなに質の高いメールを送っても、読者に届きません。

この「なりすまし」を防ぎ、「このメールは本当にこの会社から送られたものですよ！」と証明するための技術がいくつかあります。

これらは、あなたのメールにとっての「身分証明書」のようなものだと思ってください。この身分証明書がしっかりしていればいるほど、Googleなどのプロバイダーからの信頼度が高まり、メールが届きやすくなります。

具体的に、どんな「身分証明書」があるのか、見ていきましょう。

「身分証明書」としての認証技術

ちょっと難しそうな名前が並びますが、それぞれがどんな役割をしているのか、簡単に説明しますね。

SPF (Sender Policy Framework) とは？

SPFは、「このドメインのメールは、このサーバーからしか送ってはいけませんよ」というルールを公開する仕組みです。

例えるなら、

「この家（ドメイン）からの手紙は、〇〇郵便局（特定のサーバー）からしか出してません」

と、みんなに教えておくようなものです。

もし別の郵便局から手紙が届いたら、

「あれ？おかしいぞ」

と気づいてもらえますよね。 この設定をすることで、あなたのドメインを装った迷惑メールが送られてきたときに、受信側で「これは正規の送信元ではない」と判断しやすくなります。「どこのサーバーからメールを送るのが正解なのか」を明確にする、という役割ですね。

DKIM (DomainKeys Identified Mail) とは？

DKIMは、メールに「電子署名」をつける技術です。これは、メールがあなたの会社から送られるときに、メール自体に「これは間違いなく〇〇会社が送りました。そして、途中で誰にも内容を書き換えられていません」というサイン（署名）をポン！と押すようなものです。

受信側は、このサインが正しいかを確認することで、メールの途中で内容が書き換えられたりしていないかをチェックできます。 署名が正しければ、メールが改ざんされていない安全なものだと証明され、信頼性がぐっと上がります。

メールの「封筒に貼る公式な会社のハンコ」のようなイメージです。

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) とは？

SPFとDKIMという二つの「身分証明書」を使って認証がうまくいかなかった場合、「そのメールをどう扱うか」をプロバイダーに指示するのがDMARCです。

 例えば、「認証に失敗したメールは迷惑メールフォルダに入れてください」とか、「完全に拒否して受け取らないでください」といった指示を出すことができます。これにより、なりすましメールが受信者に届くのを防ぎ、あなたのドメインの評価を守る盾のような役割を果たします。 

さらに、DMARCを設定すると、認証に失敗したメールに関するレポートを受け取ることもできるので、誰かがあなたのドメインを悪用しようとしていないか、監視することも可能になります。

これは、いわば「警備員さんからの日報」のようなもので、なりすましの状況を把握する上で非常に役立ちますよ。

BIMI (Brand Indicators for Message Identification) 、ARC (Authenticated Received Chain) とは？

BIMIは、メールの送信元に会社のロゴを表示させることで、視覚的に信頼性を高めるものです。受信トレイでロゴが見えることで、読者は安心してメールを開封しやすくなります。

 ARCは、メールが転送される際に認証情報が失われないようにするための技術で、複雑なメール経路でも認証を維持できるようにします。

まずはSPF、DKIM、DMARCの3つが基本ですが、これらも今後のメールマーケティングを考える上で知っておくと良いでしょう。特にBIMIは、ブランドイメージ向上に直結するので、将来的に検討する価値は十分にありますよ。

設定は専門家にお任せもOK！

設定の難易度と専門家の必要性

ここまで読まれて、

• 「なんか、難しそう..」
• 「うちの会社の誰がやればいいんだろう？」

と感じた方も多いのではないでしょうか。正直に言うと、これらの認証技術の設定は、メールやサーバーに関する専門的な知識が必要になります。

DNSレコードの変更や、SPF、DKIMの記述方法など、慣れていない方が間違って設定してしまうと、WEBサイトが落ちたり、メールが届かなくなってしまうリスクもあります。せっかく頑張って設定したのに、メールが全く届かなくなってしまったら大変ですものね。

だからこそ、これらの設定は「外注してでも必須」と強くおすすめしたいのです。専門知識を持つプロに任せることで、確実に、そして安全に設定を完了させることができます。

中小企業の限られたリソースの中で、自社でゼロから学習して設定するよりも、プロの力を借りる方が、結果的に時間もコストもセーブできることが多いんですよ。

外注のメリットと選び方

専門家に依頼するメリットは、大きく分けて以下の3つです。

1. 確実な設定：専門家はこれらの技術に精通しているため、ミスなく正確に設定してくれます。設定ミスによるメール不達のリスクを最小限に抑えられます。
   
   
2. 時間の節約：自社で試行錯誤する手間と時間を大幅に削減できます。その時間を、皆さんのコア業務や、メールコンテンツの改善など、もっと生産的な活動に充てられますよね。
   
   
3. リスクの回避：設定ミスによるメール到達率の低下や、最悪の場合のサービス停止といったリスクを避けられます。また、DMARCレポートの監視など、設定後の運用についてもアドバイスをもらえることも多いです。

まとめ：なりすまし対策で、あなたのメールを「本物」に！

今回は、メールの「なりすまし」という脅威から会社を守り、メールを確実に届けるための「身分証明書」（SPF、DKIM、DMARC）の重要性についてお伝えしました。

• なりすましは危険：ドメインの評価を下げ、メールが届かなくなる原因に。会社の信用も失ってしまう可能性があります。
• 必須の認証技術：SPF、DKIM、DMARCを設定することで、メールの信頼性を証明し、プロバイダーからの評価を高めます。
• 専門家への依頼推奨：確実で安全な設定のために、専門知識を持つプロへの外注も積極的に検討しましょう。

これらの認証設定は、あなたの会社からのメールが「間違いなく本物である」ことを証明し、Googleなどのプロバイダーからの信頼度を飛躍的に高めるための土台となります。

少しハードルが高く感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、長期的にあなたの会社のメール資産を守り、ビジネスチャンスを広げることにつながります。

ぜひ、前向きに導入を検討してみてくださいね。この設定が完了することで、皆さんのメールはもっとパワフルに、もっと確実に届くようになりますよ！

ちなみに『める配くん』では、ご自身で設定いただかなくてもSPFが有効の状態でメルマガ配信ができます。
また、オプションでDKIM・DMARC設定値をご案内していますので、お悩みでしたら、ぜひ『める配くん』の担当者にお問い合わせください。