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【安心・便利】学校・PTAの連絡はメール配信システムを使おう

学校・PTAの連絡はメール配信が最適

この記事は以下のような悩みを持つ人に向けて書いています。

  • 電話連絡網の廃止により、伝達手段がなくなり困っている
  • 『学級だより』や『三者面談のお知らせ』などの書類をメールで配信したい
  • 配布物には写真だけでなく、動画も載せたい
  • 緊急を要する情報をスピーディに保護者や役員に伝えたい

緊急時の連絡や個人間でのやり取りではメールを使っていても、学校・PTAからの連絡はいまだに紙の書類やプリントを配布しているケースは意外と多いものです。紙の書類は情報が形に残るので確認するときに便利です。しかし、文面を作成してプリントアウトし、配布するのは手間がかかります。

このような手間を省きたいならメール配信システムの利用がおすすめです。

メール配信システムであれば、文面を作成して配信するだけで作業が完了します。一般的なメールソフトとはちがい、大量のメールを配信するときも短時間で済みます。アドレス管理も簡単で、セキュリティ対策もなされているので情報漏洩の心配もありません。

本記事ではメール配信システムの基礎知識、利用したときのメリット、注意点などについて解説します。また、学校・PTAでの利用に最適なメール配信システムも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

学校・PTAの連絡で便利に使えるメール配信システムとは?

メール配信システムとは、大量のメールを短時間で配信することに特化したシステムのことです。

通常のメールソフトを使って1000件、1万件単位のメールを配信する場合、5~6時間かかることもめずらしくありません。しかし、メール配信システムを利用すれば数分で配信が完了します。

配信に特化したサーバーを利用しているため、迷惑メール(スパムメール)扱いされにくい利点もあります。

メール配信システムは何ができる?

メール配信システムは、登録したメールアドレスのリストを利用して配信します。

一般的なメールソフトではBCC設定(送信先アドレスが他の人に公開されない設定)を手作業で行う必要がありますが、メール配信システムでは自動で行われます。

個人情報の取り扱いに厳しい昨今、メールアドレスが流出する事態になれば一大事です。メール配信システムは、人の誤操作による情報漏洩を心配することなく配信作業ができます。

メール配信システムの主な機能は以下のとおりです。

  • 配信リストを利用した基本的な一斉配信
  • 特定のグループだけにメールを配信する「グループ配信」(A組とC組だけに配信する、5年生と6年生だけに配信する、陸上部員にだけ配信する、などグループ別に一斉配信が可能)
  • 「効果測定機能」によって、メールがちゃんと届いているか?(到達率)やメールが開封されて読まれたか?(開封率)を把握できる
  • 「HTMLメールエディタ」を利用すれば、画像や動画を添付して視覚的に情報を伝えられる(画像を添付した文面をワードで作成してプリントアウトする、といった手間もなくなる)

登録メールアドレスの管理

メール配信システムへのアドレス登録は、登録専用URLへアクセスして必要項目を入力する、指定のアドレスに空メールを送信する、などの操作で完了します。保護者やPTA役員の方に登録用URLや登録用アドレスを伝えるだけなので簡単です。

登録されたデータは管理画面で確認でき、登録用URLや空メールでアドレス登録できない人の新規登録、データの変更・削除なども手動で行えます。

卒業シーズンや役員が変更になったことで不要になるデータは、一括操作で簡単に変更・削除できます。

学校・PTAの連絡でメール配信システムを利用するメリット

学校・PTAの連絡網や連絡事項の配布作業で、メール配信システムを導入するメリットは以下のとおりです。

  • 大量のメールを短時間で配信できる(電話での連絡より伝達スピードが早い、一般のメールソフトより配信作業の時間が短くて済む)
  • BCC設定を自動で行うので、誤操作・誤送信による情報漏洩の心配がない
  • 管理権限を設定することで情報を適切に管理できる
  • 配信に特化したサーバーを利用するため、迷惑メール扱いされにくい(メールの到達率が高い)
  • グループ別配信が簡単にできる
  • 効果測定機能によって、メールは届いているか?開封されたか?添付されたURLはクリックされたか?などがわかる(災害時の安否確認・休校連絡・行事の延期・不審者情報など、緊急を要する連絡に効果を発揮する)
  • 受信者の好きなタイミングで読んでもらえる(電話とちがい、配信する時間を選ばない)
  • 手紙で配布・回収していたアンケートを一斉メールでアンケートフォームURLをつけてで送れば集計が楽になる

また、HTMLメールエディタで大事なお知らせを配信すれば、生徒が紙の書類やプリントを失くしてしまう、といったことも防げます。

学校・PTAの連絡でメール配信システムを利用するときの注意点

メール配信システムを利用するときは、第三者機関から個人情報の取り扱いに関する資格を取得している事業者を選ぶことが大切です。個人情報の取り扱いに関する代表的な資格として、「プライバシーマーク」や「ISMS認証」があります。

また、操作が簡単なシステムを提供してくれる事業者を選ぶことも重要です。特に教職員の方は転勤が多い傾向にあるので、システムの運用担当者が変わる頻度も高めです。そのため、誰が運用担当者になっても困らないように、簡単に操作できてサポート体制が充実している事業者を選びましょう。

学校・PTAにおすすめのメール配信システム3選

この項目では、学校・PTAの連絡手段としておすすめのメール配信システムサービスを3つ紹介します。

める配くん

「める配くん」は、2000を超える企業・学校・保育園・地方自治体などで利用されている業界最安クラスのメール配信システムです。操作はシンプルで使いやすく、サポート体制も整っており、万が一わからないことがあっても電話やメールで対応してくれます。

業界最安クラスながらメールの一括配信はもちろん、添付ファイル付き機能、グループ別配信機能、クリックカウント機能、配信予約機能などがあり、機能面でも充実しています。

料金プランは月額2,376円(税込)で利用できる「める配7プラン」がおすすめです。高機能HTMLエディターが利用でき、配信先アドレスも7000件登録できます。月額2,376円で7000件のアドレスを登録できるのは業界最高水準と言えます。

マチコミ

「マチコミ」は全国約12000以上の学校・幼稚園・保育園などで導入されているメール配信システムです。無料版と有料版があり、無料版には広告が入ります。ユーザーを100名まで登録できる月額5,280円(税込)の有料版を利用すれば広告をなくすことが可能です。

機能面では遠足の行先や給食の献立をリサーチできるアンケート機能、グループ設定機能、メールの開封確認機能、ファイル・地図の添付機能などがあります。しかし、HTMLメールを作成するために必要なエディタ機能はありません。

スクールメールサービス

「スクールメールサービス」は、ICカード型登下校メールシステムを提供しています。このシステムは、生徒が登下校のときに校内の昇降口にあるカードリーダーにICカードをかざすと、登録されたメールアドレスにお知らせメールが届く仕組みです。

子供1人月額250円で利用可能です。

さらに、付属のサービスとして「連絡網システム」という無料のメール配信システムも利用できます。広告の表示はなく、一斉配信、ターゲット配信、既読の確認など、必要最低限の機能が実装されています。

まとめ:学校・PTAでの連絡はメール配信システムがベスト!

学校やPTAの連絡手段にメール配信システムを導入すれば、紙の書類やプリントを印刷する手間もなく、文面を作成するだけで簡単に配信できます。緊急連絡時も電話より早く、情報も正確に伝わります。

また、人による誤設定・誤送信を防げるので情報漏洩が起こることもありません。

める配くんでは、「める配フリー」という無料プランを用意しています。

まずはめる配フリーで効果を実感し、それからプラン診断を受けてみてはいかがでしょうか。める配フリーを利用すれば、連絡作業に費やす時間や労力が予想以上に減ることに驚くでしょう。