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メルマガの法律上の注意点とは?【特定電子メール法を理解しよう】

特定電子メール法って知ってる?

この記事は、以下の悩みや疑問を持つ人に向けて書いています。

  • メルマガ配信での注意点、特に法律関係について知りたい。
  • メルマガ配信で必ず関わってくる「特定電子メール法」とはどんなものなのか?
  • 法律に違反しているメルマガとはどんなものを言うのか?
  • 万一違反したらどうなるのか?罰則はあるのか?
  • 違反しないためには何が必要なのか?

企業のメルマガ配信で避けて通れない法律が「特定電子メール法」です。営業目的でメールを送信するときに最低限守らなければならないことが規定されています。規定を守らずにメールを送信してしまうと、罰則を受けることがあるので注意が必要です。

本記事では「特定電子メール法の基礎知識」「法律が適用されるメールと適用されないメールの種類」「違反した場合の罰則規定」「違反しないために必要な5つのこと」について紹介します。

また、特定電子メール法に違反しないために必要なオプトイン・オプトアウトを自動処理できるシステムも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

メルマガ配信の最大の注意点!絶対守るべき法律とは?

メルマガ配信にはさまざまな法律が関わってきます。

たとえば、メルマガ登録者の個人情報を守るための「個人情報保護法」や、メール本文で使用する画像や引用に関わる「著作権法」などがあります。これら法律の中でも、特にメールマーケティングにおいて重要と考えられるのが「特定電子メール法」です。

特定電子メール法の基礎知識

「特定電子メール法」とは、企業や個人が営利目的で送信するメールを規制する法律です。法律の主たる目的は、無作為かつ大量に配信される迷惑メール(スパムメール)やチェーンメールなどから消費者を守ることです。

インターネット上でのビジネスや人と人との交流は、今後ますます加速することが予想されます。そのため、良好なインターネット環境を保つ必要があることから2002年7月1日に施行されました。

その後、2005年・2008年の2回にわたって制度が改正され、適用範囲の拡大や罰則の強化が行われて現在に至ります。

参照元:特定電子メール法 一般財団法人 日本データ通信協会(JADAC)(迷惑メール相談センター)

参照元:特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(特定電子メール法)(消費者庁)

特定電子メール法が適用されるメールの種類

特定電子メール法の適用範囲は、広告・宣伝のために配信されるメール全般です。

具体的な例を挙げると以下のとおりです。

  • 自社のビジネスにおいて、商品・サービスに関する情報を提供するメール
  • 自社のビジネスにおいて、商品・サービスなどを紹介する目的でWebサイトへ誘導するためのメール
  • 友人・知人を装って、営業目的のためにWebサイトへ誘導するためのメール
  • 他人・他社を売り込むために配信するメール
  • SNSへの招待や懸賞に当選した旨を通知し、Webサイトへ誘導するためのメール

メール配信の目的が「営業活動のための広告・宣伝」や「営業活動のためにWebサイトへ誘導する」であれば、すべて特定電子メール法の規制対象になります。

対象には国内のメールだけでなく、携帯端末を利用したSMS(ショートメッセージサービス)でのやり取りや、海外から配信されるメールも含まれます。

特定電子メール法の適用対象外のメール

特定電子メール法の適用範囲に入らないメールとは、「広告・宣伝に関する内容や、広告・宣伝を目的としたWebサイトへの誘導」がないもの全般です。

具体的な例を挙げると以下のとおりです。

  • 取引条件の通知や料金を請求するだけのメール
  • 季節の挨拶やお礼を伝えるだけのメール
  • 営業目的でない個人・非営利団体(政治団体・宗教団体・NPO法人・労働組合)などが送信するメール

特定電子メール法に違反するとどうなる?

特定電子メール法に定められた規定を守らない場合、必要に応じて総務大臣及び消費者庁長官から送信者に対してメール配信方法の改善命令が発せられます。

送信者情報を偽る、総務大臣及び消費者庁長官の命令に従わないといった悪質な場合は「1年以下の懲役または100万円以下の罰金(法人の場合は行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金)」が科せられます。

さらに厳しいペナルティとして、違反者は会社名・所在地・代表者・設立年月日・資本金・違反に関する事実関係などを総務省のWebサイトに公開されてしまうのです。

罰則を受けることも大きなダメージですが、何より厳しいのはこれまで築いた信用が一気に失墜することです。行政処分を受けたイメージは長期にわたって会社を苦しめます。

このようなことが起きないよう、特定電子メール法の規定は必ず守りましょう。

参照元:総務省における行政処分 実施状況 (迷惑メール相談センター)

メルマガ配信で特定電子メール法に違反しないためには?

自社の営業活動において、健全なメールマーケティングを行うためには特定電子メール法の規定を理解しておく必要があります。

参照元:特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント (広告宣伝メールに係るオプトイン方式の規制などについて)(総務省・消費者庁・一般財団法人 日本データ通信協会)

1. 事前に必ずメルマガ配信の同意を得る(オプトイン)

特定電子メール法ではユーザーにメルマガを配信するとき、事前に必ず同意を得なければなりません。メール配信の前に同意を得ることを「オプトイン」または「オプトイン方式」と言います。

オプトイン方式の具体例は以下のとおりです。

  • Webサイト訪問時に「当社からのお知らせを受け取りますか?」とウインドウで表示する
  • ECサイトで買い物をしたときに「当店からのお得情報の配信を希望しますか?」という確認画面を表示する
  • サービスへの申し込みや資料請求をしたときに「メールマガジンの購読を希望する」というチェックボックスが表示される

上記のタイミングでユーザーが「受け取る」や「配信を希望する」を選ぶことで同意を得たことになり、メルマガ配信が可能になります。

同意を得なくても法律違反にならないケース

メルマガ配信は事前に同意を得ることが原則ですが、状況によっては同意が不要なケースもあります。

同意が不要なケースは以下のとおりです。

  1. 相手からもらった名刺に記載されているアドレスにメールを送信する
  2. 既存取引先のアドレスにメールを送信する
  3. 営業目的のためにWeb上で公開されているアドレスにメールを送信する

上記 1番と2番のケースについては、送信するメールに通信販売などの広告が含まれる場合は、特定商取引法が適用されるので相手の承諾が必要になります。

また、3番のWeb上に公開されている営業目的のアドレスでも、広告宣伝メールの配信を希望しない旨を公表している場合は、相手の承諾が必要です。

2.ユーザーからのオプトインを記録に残す

特定電子メール法の規定では、ユーザーからメルマガ配信に対する同意が得られたら、その証拠を記録として保存しておかなければならないとされています。

保存しておく記録は「配信に対する同意を得た日時と方法」「同意を得たと証明できる書面やデータ」です。

記録の保存期間については以下のとおりです。

  • 最後のメルマガを送信した日から1ヶ月間
  • 特定電子メール法に基づく措置命令を受けている場合は、最後の配信の日から1年間
  • 特定商取引法上の通信販売については、最後のメール配信の日から3年間

特定電子メール法上の同意記録の保存義務に違反し、総務大臣及び内閣総理大臣による命令に従わない場合は、「100万円以下の罰金(法人の場合は行為者を罰するほか、法人に対して100万円以下の罰金)」に処せられます。

また、特定商取引法上の同意記録の保存に違反したときも100万円以下の罰金に処せられます。

参照元:有害情報対策ポータルサイト 迷惑メール対策編 オプトインの同意記録を紛失してしまった場合はどうなりますか?(一般財団法人インターネット協会)

3. メルマガ本文に配信停止の手段を設置する(オプトアウト)

特定電子メール法では、ユーザーがメルマガ配信の停止を希望したとき、すぐに配信停止手続きを行う必要があるとされています。配信停止手続きのことを「オプトアウト」と言います。

配信停止処理が完了すれば、原則として該当ユーザーにメルマガを配信してはいけません。もし、誤ってメルマガを送信してしまうと罰則の対象になります。

オプトアウトには、メール本文に「メールマガジンの配信停止はこちら」というリンクを設置する、配信停止専用アドレスにメールを送信してもらう、といった方法があります。

配信停止処理に時間がかかる場合は、配信停止完了には日数がかかることを記載しておくと余計なトラブルを予防できるでしょう。

また、配信停止通知の有無についてのトラブルを避けるために、配信停止の申し入れに関する記録を保存しておくと安心です。

ユーザーから配信停止の申し入れがあっても送信できるメールがある

ユーザーから配信停止を希望されても送信できるメールがあります。

具体例を挙げると以下のとおりです。

  • 料金請求・サービス内容の変更などを通知する目的のメールに付随的な形で広告・宣伝が含まれるとき
  • フリーメールサービスを利用して送信するメールに付随的な形で広告・宣伝が含まれるとき
  • この他、問い合わせに対する返信や連絡必須事項を知らせるなど、必要に迫られて送信するメールに付随的な形で広告・宣伝が含まれるとき

基本的に「広告・宣伝が目的でなく、連絡手段としてメールを利用せざるを得ないとき」と認められる場合は、メールの送信が可能と考えられます。

4. 配信元である自社の情報をメルマガ本文に必ず明記する

特定電子メール法には、配信元である自社の情報を明記する「表示義務」の規定があります。表示義務に必要な項目の記載が抜けていたり、虚偽の情報が記載されていたりした場合は罰則の対象になります。

表示義務で義務付けられている記載内容は以下のとおりです。

  • 送信者の氏名・会社名・住所
  • 配信停止のために必要なWebサイトへのURLや配信停止専用アドレス
  • 配信停止の通知文の直前か直後に「配信停止が可能である」ことを伝える文章
  • 苦情や問い合わせに対応している電話番号・アドレス・URL

引用元:一般財団法人 日本データ通信協会(https://www.dekyo.or.jp/soudan/images/taisaku/hyoziimage201807.png)

引用元:一般財団法人 日本データ通信協会(JADAC)(迷惑メール相談センター)「特定電子メール法」https://www.dekyo.or.jp/soudan/contents/taisaku/1-2.html

5. 不明な点は曖昧にせずガイドラインを確認する

ここまでメルマガ配信に関する特定電子メール法の規定を紹介してきましたが、個別の状況によってはどう対応していいかわからないことも出てくると思います。

そのようなとき、曖昧なままでメルマガを配信していると思わぬトラブルや法律違反を犯してしまうこともあります。不明な点がある場合は、下記のリンクにあるガイドラインを確認する、法務部や専門家に相談する、関係省庁に確認する、などしっかり対応してください。

先述のとおり、特定電子メール法の罰則を受けると総務省のサイトに自社の情報が公開されてしまいます。会社に取り返しのつかないダメージを与えないためにも、不明な点は明確になるまで調べましょう。

参照元:特定電子メールの送信等に関するガイドライン(消費者庁)

メール配信システムはオプトイン・オプトアウトを自動処理できる

ユーザーがメルマガの配信停止の意思を伝えてきたときは、迅速かつ的確に処理を行う必要があります。しかし、処理件数が10件や20件ならまだしも、100件や1,000件といった大量の配信停止処理が発生したときは手動で対応するのは困難です。

処理自体に時間がかかり過ぎたり、人為的ミスによって処理作業に漏れが出たりする可能性が高まります。そうなれば、配信停止希望のユーザーに再度メルマガを送信してしまうことになり、大きなクレームに発展してしまいます。

クレームだけではおさまらず、最悪の場合、罰則を受ける可能性も出てくるでしょう。

このような状況を確実に防ぐためには、メール配信システムの利用がおすすめです。

メール配信システムであれば、大量の配信停止手続きが発生しても自動で処理してくれるため、人為的なミスも起きません。処理作業に忙殺されることも、処理の漏れもなくなります。

また、オプトインについても、空メールを送るだけで簡単にメルマガ登録できる便利な機能も利用できます。

まとめ:メルマガ配信の注意点は法律を確実に守ること

メルマガ配信を行う上で、必ず守らなければならない「特定電子メール法」の規定をまとめると以下のとおりです。

  • オプトインを事前に得る
  • オプトインの記録を保存しておく
  • オプトアウトは必ず見える位置に設置する
  • 配信元である自社の情報を漏れなく記載する

上記の規定を確実に守ってこそ、安心かつ健全なメールマーケティングが行えます。

さらに、める配くんの以下の機能を使えば、オプトインの取得・オプトアウトの設置・配信停止処理の自動化などを簡単に行えます。

  • ユーザーがワンクリックするだけでメルマガ受信を解除できる「読者解除機能」
  • ユーザーが空メールを送信するだけでメルマガ登録できる「空メール登録機能」
  • リンクを貼るだけで簡単に設置できる「登録・解除・変更フォーム設置機能」

メールマーケティングの精度を上げ、PDCAサイクルを効率よく回すためにも自動化できる部分は自動化しておきましょう。

める配くんでは、プラン診断や無料のフリープランをご用意しているので、まずはフリープランで機能を試して効果を実感してください。

そして、もっと便利に使いたいとなれば、さらに機能が追加される有料版にアップグレードも可能です。

この機会に、心置きなくメールマーケティングに集中できる環境を構築してみませんか?