お役立ち, 迷惑メール対策

メールが届かない理由と対応策【配信する環境を整えよう】

メールが届かない時の対応策を考える

この記事は以下の悩みを持っている人に向けて書いています。

  • メールの到達率が下がってきている
  • お客様から「メールが届かない」という問い合わせが多く、クレームにまで発展して困っている
  • 自社の信用にかかわるので、必要な情報は確実に届けたい

メールが届かない理由には送信者側と受信者側にそれぞれ原因がある場合と、なりすましやサーバーの不具合といった外部要因があります。

そこで本記事では、「メールが届かない理由と対応策」について解説していきます。

また、メールが届かない状況を未然に防ぐ方法と、便利なシステムを利用して解決する方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

目次

  1. メールが届かない理由と対応策
    • メールを送信する側に原因があるとき
      • 迷惑メール(スパムメール)扱いされている
      • ブラックリストに登録されている
      • 受信者側の受信容量制限にひっかかっている
      • メールアドレス入力の単純ミス
    • メールを受け取る側に原因があるとき
      • メールアドレスが変わっている
      • メールボックスやサーバーの受信制限が限界に達している
      • 迷惑メール設定によって受信拒否になっている
      • メールが迷惑メールフォルダに自動で振り分けられている
  2. 「メールが届かない!」を予防する方法
  3. メール配信システムを利用してメールの到達率を上げる
  4. まとめ

メールが届かない理由と対応策

メールは、メールマーケティングを行うとき以外でも非常に重要な連絡手段です。

「注文受付メール」や「お問い合わせに対する回答メール」などがお客様に届かなければ、不快感を抱かせてしまいます。

メールが相手に当たり前に届く環境を整えることは、とても大切なことです。

メールを送信する側に原因があるとき

近年、送信者に過失がない場合でも、メールが届かないといった状況になることがあります。

適切なコンテンツの作成や配信方法を利用することはもちろんですが、メールが届かない状況を予防することも求められています。

迷惑メール(スパムメール)扱いされている

現在は、プロバイダやサーバーなどがそれぞれ迷惑メールを厳しく監視しています。

これらの業者は、迷惑メールでユーザーが被害に遭うと、自分たちのビジネスに悪影響が出ると考えるからです。

自社のメールが迷惑メールと混同される代表的な原因は次のとおりです。

  • メールの大量配信に適した配信環境が整っていない
  • 送信リストに問題がある
  • メール本文が不適切と判断される

代表的な対応策は以下のとおりです。

  • DNS(ドメインネームシステム)を正しく設定する
  • 送信ドメイン認証をメールに対応させる
  • リストにある送信エラーのメールアドレスをこまめに削除する

ブラックリストに登録されている

送信側のメールアドレスが迷惑メール対策団体のブラックリストに登録されている場合、そのアドレスを使ってメールを届けることができなくなります。

ブラックリストに登録されるケースは、迷惑メール判定と同様に配信環境が整っていなかったり、送信リストにエラーアドレスが混ざっていたりなどの問題があるときです。

ブラックリストに登録されたメールアドレスを使える状態に戻すには、迷惑メール対策団体に解除の申請をする必要があります。

ただ、申請が認められるまでに時間がかかるので、新しくメールアドレスを取得するのも選択肢のひとつです。

ブラックリストに登録されるのを回避するための対応策は以下のとおりです。

  • ユーザーを不快にさせるほどの頻度でメールを配信しない
  • ユーザーに最適化した本文を作成する
  • オプトイン(ユーザーからメール配信の同意を得る)・オプトアウト(ユーザーからの配信解除申請)を適切に記載する

心掛けるべきことは、ユーザーを不快にさせず、迷惑メールに該当してしまう要素をできるかぎり排除することです。

受信者側の受信容量制限にひっかかっている

受信者側のメールサーバーの容量制限にひっかかるような大きいサイズの画像やファイルを添付すると、メールの受信を自動的に拒否されます。

対応策は以下のとおりです。

  • 受信者側のサーバー容量制限を確認する
  • 容量の大きい画像やファイルを圧縮する
  • 一通にまとめるのではなく、いくつかのメールに分けて送信する
  • 画像やファイルをクラウドに保存してURLを本文に記載する

大きいサイズの画像やファイルは、仮に届いたとしても受信者がダウンロードするときに時間がかかります。相手のことを考えて適切な方法を選択しましょう。

メールアドレス入力の単純ミス

メールが届かない理由で意外と多いのが、メールアドレス入力の単純ミスです。

よくある入力ミスの例は以下のとおりです。

  • 「 . (ドット)」が抜けている
  • 半角と全角を区別して入力できていない
  • 「0(ゼロ)」と「O(オー)」を間違えている

入力ミスはすぐに対処できるので、まずはアドレスを正確に入力できているかを確認しましょう。

メールを受け取る側に原因があるとき

送信側に問題がなくても、受信者のデバイスの設定状況によってはメールが届かないことがあります。

しかしこの場合、比較的簡単に状況を改善できます。

メールアドレスが変わっている

ユーザーに登録してもらったアドレスが、突然使用できなくなることがあります。

その理由として、登録されているメールアドレスがユーザーの事情により、使われていないケースが考えられます。

このようなときは、普段からメールアドレス変更に併せて自社への連絡をお願いしたり、名刺に記載されている電話番号に問い合わせたりなどして確認しましょう。

メールボックスやサーバーの受信制限が限界に達している

受信者側のメールボックスやサーバーが受信制限ギリギリになっているときは、メールの受信が不可能な状態になります。

このようなときは、不要なメールを削除して受信容量を回復してもらえるように依頼しましょう。

また、メール受信から一定期間経過すると自動的に削除できる設定をお願いするのも選択肢のひとつです。

迷惑メール設定によって受信拒否になっている

受信者側の迷惑メール設定によりメールが届かないこともあります。

受信許可リストに載っているアドレス以外のメールは受け取らない、「なりすましメール拒否設定」になっている、などの状態です。

このような場合は、自社のメールを受信許可リストに入れてもらえるようにお願いするか、迷惑メール設定を一時的に解除してもらえないか相談してみましょう。

メールが迷惑メールフォルダに自動で振り分けられている

自社が適切なメールを送信しても、自動的に迷惑メールフォルダに届いてしまうことがあります。

送信者と異なるサーバーを使って送信されたメールや、既存のメールアドレスと似ているときに起こる現象です。

メールを使い慣れていないユーザーにメール配信をするときは、あらかじめ迷惑メールフォルダにメールが紛れ込む可能性を伝えてあげると親切です。

「メールが届かない!」を予防する方法

送信者側でメールが届かない状況をある程度予防できます。

予防する方法として有効なのが、SPFやDKIMなどの「送信ドメイン認証」です。

これらをメールに対応させておくと、なりすましによるメール送信で受信者に迷惑をかけることを防げます。

SPFは、送信元のアドレスがDNSサーバーに登録されているアドレスと一致するかを確認し、一致しなければブロックします。

SPFとは(一般社団法人 日本ネットワークインフォメーションセンター)

DKIMは、メール本体に付与された電子署名で認証する仕組みです。通信中のメールの内容が改ざんされたら検知することができ、万一、メールの内容を悪意の第三者に改ざんされていればブロックされます。

DKIMとは(一般社団法人 日本ネットワークインフォメーションセンター)

両者を自社メールに対応させれば、メールアドレスを勝手に使われることを防げる、改ざんされた不適切な内容のメールを受信者に届くのを防げる、などの効果が期待できます。

結果、自社のメールが迷惑メールとして判定される確率を下げることができ、メールをブロックされる確率も下がるので到達率が上がるのです。

メール配信システムを利用してメールの到達率を上げる

メールマーケティングを最大化させるためには、メールの一斉配信は必須になります。

なぜなら、新商品やキャンペーンの素早い周知や、コストをかけて収集したメルマガ登録者リストを活かせないからです。

一般的にメルマガの平均開封率は15〜25%程度、平均クリック率は2~3%程度だといわれています。

仮に開封率を20%、クリック率を2.5%とした場合、1000名のリストにメール配信を行った場合、200人がメールを開封し、25人のユーザーがクリックしてくれる計算になります。つまり、1000人のユーザーにメールを送信しても、約25人しかアクションを起こしてくれないのです。

この事例を考えると、企業のメールマーケティングを最大化するには大量のリストを使用した一斉配信が必須であると言えるでしょう。

しかし、最適化されていない配信環境での一斉配信は、迷惑メール扱いされてキャリアやプロバイダからブロックされたり、ブラックリストに登録されたりなどのリスクがつきまといます。

一通でも確実にユーザーに届けるためには、最適化された配信環境を用意することが必須ですが、自前で環境を整えるには多くのリソースとノウハウが必要です。

このようなときにおすすめしたいのがメール配信システムです。メール配信システムを利用すれば、大量のメールを短時間で配信でき、高い到達率を実現できます。

まとめ

メールが届かない理由には、本記事で紹介した内容以外にもさまざまなものがあります。

御社が最適なコンテンツを用意し、できるかぎりの配信環境を整えても、外部要因によってメールが届かない状況が発生します。

コストをかけて収集したメール配信リストを有効活用するためにも、長期的にメールを確実に届けられる環境を用意することが大切です。

める配くんでは、1万~1万5千ほどのメールを1時間で配信できる環境を整えています。

また、本記事に関連する機能として以下の内容を実装しています。

  • 一度エラーになったアドレスを再配信しない「エラーアドレス管理機能」
  • メールが問題なく相手に届くかを試せる「テスト配信機能」
  • 受信者がメールボックスのメールを削除しても、ログインすれば別途閲覧できる「マイページ機能」

気軽に相談できるプラン診断や、システムの効果を試せるフリープランもご用意しております。

無料なので、とりあえず相談してみたり、フリープランを試してみたりしてはいかがでしょうか。

プラン診断を受けるだけでも、メールが届かないという悩みから解放される未来につながりますよ。