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メール配信の仕組み~ビジネスに役立つメールの送信方法とは~

メールの仕組み

Eメールを使ったことがない、という人はめったにいないでしょう。今では携帯電話を契約したら必ずアドレスが与えられますし、仕事をするならビジネスメールのやり取りは避けて通れないものです。

※LINEのような便利なSNS、あるいはチャットワークのような有益なコミュニケーションシステムが登場したことで、メールの役割はだいぶ薄れたという意見もあるかもしれません。

 しかしこれらのサービスも、アカウントを作成する際にメールが必要になることが相変わらずほとんどですね。メールがこの世からなくなることは、ほぼ考えられません! 
ところで、このなくてはならない存在であるメールという技術、いったいどのようにして受信や送信が行われているのでしょうか? 本日は、その仕組みについて、それからメールを効率よく配信してビジネスに利用する上で必要なポイントまで含めて解説しましょう。

メールが送信・受信される流れ

ところで「Eメール(e-mail)」を日本語に訳すとどうなるでしょうか? 「電子メール」と訳せば妥当かもしれませんが、「メール」とはどういう意味でしょうか? 

すでに「メール」という言葉はそのまま日本語として通じるようになっていますが、もともとは「郵便物」「郵便制度」といったニュアンスを持つ単語ですね。メールサービスは実際の話、郵便制度に近い構造をもったサービスでもあるのです。

早い話、Eメールもアナログな郵便物(たとえばハガキや手紙、小包etc.)と同じで、郵便局のようなところを経由して、送り先に引き渡されるのです。

では、どんな手順でメールは送り届けられるのでしょうか? 

  1. ユーザがメールを送信する
  2. ユーザのメールソフトから、契約しているメールサーバ内のSMTPサーバへメールが送られる
  3. DNSサーバが指定されたメールアドレスから、送信先となるIPアドレスを割り出す
  4. 契約しているメールサーバ内のSMTPサーバから送信先のSMTPサーバに、メールが送られる
  5. 契約しているメールサーバ内のSMTPサーバから送信先のPOP3サーバに、メールが送られる
  6. 受信者がメールソフトを用いて、メールを受け取って開封する

アナログな手紙や小包は、各地の郵便局を経由して配達されます。それと同様に、メールもあちこちを経由して配信されていることになりますね。

メールを送り届けるために、開発されたサーバの数々

さて、上記の図には郵便局の代わりに、いくつもの「サーバ」が出てきましたが……。

メールはインターネットを舞台にして展開されるサービス。ところでネットの世界は、すべてが「サーバ」なしでは何もはじまらないものですね。オーソドックスなWebサイトもSNSも、「サーバ」と呼ばれるパソコン端末の中で管理されます。サーバが万一、エラーでも起こして動かなくなってしまえば、そのサーバを使っているWebサイトやSNSは全然見られなくなってしまうのです。

メールの場合も、サーバと呼ばれるマシンの中で精密に管理されていますが……メールに関してはサーバの種類が複雑に分かれています

・SMTPサーバ

SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)とは、通信プロトコルの一種です。通信プロトコルとは、データの通信で必要となる多数の決まりごとを意味します。

メールの受送信にも複雑なルールがつきまといますが、このルールに即したサーバを用いないといけません。このために準備されたサーバが、SMTPサーバなのです。

SMTPサーバは、アナログな郵便局においては郵便局や郵便局員に相当する、とても重大な役割を担っていると評価できます。SMTPサーバにトラブルが生じると、ほぼ間違いなくメールの正確な配信は実現不可能になります! 

・DNSサーバ

DNS(Domain Name System)とは、ドメインの名前を利用するために準備されたシステムを意味します。

メールサービスに限ったことではありませんが、インターネット上ではとにかく、必要な情報にアクセスするために正確な道案内が必要となります。インターネットは全世界にいきわたっていますし、ネット上に存在するデータは莫大な量に上ります。

※アナログな郵便制度の場合は、宛名や住所に多少の書き間違いがあっても、局員が機転を利かせて配達してくれることがありますね。しかしネット上では、それは絶対に期待できません。1ヶ所でも間違いがあると、正しいWebサイトにアクセスできることはありません。メールの場合も、間違いがあると正しい送り先に届くことはないのです。

というわけで、インターネット上にも郵便番号や住所に該当する情報が必ず割り振られることになります。これがIPアドレスですね。メール配信の場合も、相手側のIPアドレスを正確に割り出す必要があるのですが、これがDNSサーバの役割なのです。

・POP3サーバ

POP(Post Office Protocol)3サーバは、郵便物を受け取る設備のようなイメージで考えるとわかりやすいでしょう。といっても、ただの郵便受けではありません。どちらかというと、私書箱のような役割を果たしています。

メールユーザはメールソフトを使ってメールを受け取ることになりますが、メールソフトはサーバ内にアクセスして、届けられたメールを読み出します。

※POP3サーバの中には大量のメールが保存されるのですが、それぞれのメールをそれぞれの受信者に正確に引き渡すには、メールソフトからのアクセスのたびに認証を行わないといけません。各受信者のIDやパスワードを用いて認証した上で、メールソフトに引き渡すのがPOP3サーバの欠かせない役目です……この点がまさに私書箱に匹敵する機能といえるでしょう。

さて、これらのサーバに加えて「IMAPサーバ」という種類もありますね。

・IMAPサーバ

IMAP(Internet Message Access Protocol)サーバは、パソコン以外の端末(タブレットやスマートフォン)でもメールを読むことが常識となった時代には不可欠となりました。

IMAPサーバを使うと、メールをサーバ内に保管したまま読むことができます。かつては、各パソコン内に存在するメールソフトにダウンロードするやり方しかありませんでしたが、スマホやタブレットの場合はいちいちローカル環境に保管する方法では便利とは限りません。IMAPサーバの需要は、これからも高まっていくものと予想できます。

ビジネスで、メールを一度にたくさん配信するときは特別なシステムが必要? 

さて、オーソドックスなメール配信の仕組みについては上述したばかりですが、これはパソコンやスマホで1通ずつメールを送受信するときにあてはまる、あくまでも基本的な仕組みの説明です。

ビジネスに本格的にメールを用いたい場合は、これ以外の仕組みにも目を向けたほうが得をします! 

・セールスマーケティングでメールを使うと? メールサーバはまともに動く? 

会社で使っているメールアドレスで社内の同僚や社外の顧客に1通ずつメールを送るくらいくらいであれば、特別なシステムを使う必要はあまりないかもしれません。しかし、たくさんのクライアントや見込み顧客に向けて一度にメールを送って、商品の宣伝やイベントの告知といった、セールスマーケティングをしたい場合は? それ専用のサービスを使わないとうまくいかないでしょう。

なにしろ通常のメールサービスは、大量のメールの送信をするために開発されたものではありません。一度に何百通も送信しようとしたら、まずSMTPサーバに一気に負荷をかけてしまいます。メールがなかなか送信されないどころではなく、SMTPサーバがダウンしてしまったら復旧処理はたいへんです。

※それにサーバが復旧したらよいというものでもないのです。サーバの運営元やネットの接続事業者から、スパム(迷惑)行為が行われたと怪しまれる恐れがあります。悪質な行為と断定されたら、二度とメールを使えないようにブロックされかねません! 

・セールスマーケティングにぴったりのメールサーバ&メールシステム

メルマガをはじめ、大量のメールを送信してビジネスを盛り上げたいときは、専用のメール配信システムを導入するのがいちばんです。このようなシステムは、何千~何万といったメールの配信をしてもトラブルが起こらないように考慮されています。

しかも、送信後のマーケティング施策がはかどるようなオプションの機能も搭載されていて何かと便利ですね。

まとめ:メール配信は専用のサーバを経由して行われることに留意! 

メール配信は、SMTPサーバをはじめ特製のサーバを数種類用いて行われています。メールを正確に送り届けるには、郵便局の制度に近い仕組みが必要となります。それを数種類のサーバを設けることで実現しているわけですね。

こうして各サーバの違いに目を向けると、ビジネスでのメールの使い方にも自然と興味がわくものですね。大量のネットユーザにマーケティングを行いたい場合は、大量のメールの送信をするに限りますが……あいにくと、普通のメールソフト等を使うだけではうまくいきません。

メールサーバに負担をかけずに、迷惑行為と誤解されずに、うまいことメールでマーケティングを実行したいなら、大量のメール配信を安全に迅速に行える専用のシステムを選ぶのが理想です。

さまざまな機能を備えたメール配信システムの素晴らしさを理解して、目的がかなうメールを早く手に入れましょう。